PO TENTANG RA, KONPERENSI DAN KONGRES
Pasal 1
Ketentuan Umum
1. Pengertian tentang Peraturan Organisasi PPGT adalah suatu peraturan yang mengatur serta mengikat semua anggota dan alat kelengkapan oraganisasi termasuk mekanisme kerjan yang belum diatur secara teknis dalam Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga PPGT dan Keputusan Kongres.
2. Fungsi Peraturan Organisasi PPGT adalah untuk memberikan keseragaman interpretasi terhadap konstitusi dasar organisasi agar terwujud kebersamaan dalam tindakan dan pelayanan di semua lingkup pelayan PPGT.
Pasal 2
Rapat Anggota
1. Pengurus Jemaat mempersiapkan Rapat Anggota dengan tahapan sebagai berikut :
a) Membentuk Panitia Pengarah yang bertugas mempersiapkan rancangan-rancangan materi persidangan serta persiapan-persiapan pembentukan Panitia. Untuk konteks jemaat tertentu, Panitia Pengarah adalah Pengurus Klasis dan BPK. Tema Rapat Anggota adalah tema Kongres terbaru dengan sub tema ditentukan sesuai konteks jemaat.
b) Mengadakan koordinasi dengan BPM untuk membentuk dan melantik Panitia Rapat Anggota.
c) Menyusun dan memperbanyak Laporan Pertanggungjawaban, serta menyelesaikan semua proses verifikasi laporan keuangan dari Badan Verifikasi Jemaat.
d) Menyampaikan waktu pelaksanaan Rapat Anggota melalui Pengumuman Jemaat 3 minggu berturut-turut dan didoakan dalam setiap ibadah.
e) Menyampaikan undangan kepada semua anggota PPGT tanpa kecuali.
f) Menyampaikan undangan kepada pengurus klasis.
g) Membuka Rapat Anggota
h) Memimpin Pemilihan Pimpinan Sidang berdasarkan mekanisme pemilihan pimpinan sidang yang ditetapkan Tata Tertib.
i) Mengawal Rapat Anggota sampai tuntas, termasuk menerbitkan Keputusan Rapat Anggota dan Notulen Rapat Anggota.
j) Mempersiapkan dan melaksanakan serah terima kepengurusan, termasuk inventaris dan keuangan.
2. Dalam hal pengurus tidak dapat mengadakan Rapat Anggota sesuai konstitusi, maka BPM bersama Pengurus Klasis dapat berkoordinasi mempersiapkan pelaksanaan Rapat Anggota.
3. Penentuan quorum Rapat Anggota diatur lebih lanjut dalam Tata Tertib Rapat Anggota.
4. Dalam rangka mendukung program integrasi dengan jemaat maka Rapat Anggota sedapatnya dilaksanakan selambat-lambatnya Bulan Nopember pada tahun terakhir periode kepengurusan.
5. Pengurus Klasis berkewajiban menyampaikan persuratan perihal pelaksanaan Rapat Anggota kepada semua jemaat yang akan melaksanakan Rapat Anggota mendahului pelaksanaan Rapat Kerja pengurus jemaat pada tahun berjalan.
6. Panitia Pelaksana bertanggung jawab membuat Himpunan Keputusan Rapat Anggota serta Notulen Rapat Anggota yang merupakan rekaman hasil pembahasan dari keputusan-keputusan yang ditetapkan selama Rapat Anggota. Notulen dasar harus dalam bentuk tertulis, dan jika keadaan memungkinkan dapat disiapakan notulen sekunder dalam bentuk rekaman digital.
7. Keputusan Rapat Anggota ditembuskan kepada Pengurus Klasis untuk ditabulasi, dan selanjutnya disampaikan kepada Pengurus Pusat untuk digitalisasi arsip kepengurusan.
Pasal 3
Serah Terima Pengurus Jemaat
1. Serah terima kepengurusan hanya dapat dilaksanakan jika telah memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
a. Dihadiri oleh Pengurus Demissioner sebagai Pihak Pertama dan Pengurus Terpilih sebagai Pihak Kedua.
b. Ada naskah Serah Terima
c. Telah dilaksanakan peninjauan bukti fisik atas daftar Inventaris yang dimiliki.
d. Disertai penyerahan secara fisik atas kekayaan organisasi yang sudah diverifikasi oleh Badan Verifikasi Jemaat.
2. Naskah serah terima ditandatangani oleh Pengurus Demissioner sebagai Pihak I, Pengurus Terpilih sebagai Pihak II dan Saksi dari unsur BPM dan Pengurus Klasis.
3. Contoh Format Naskah Serah Terima dapat dilihat dalam lampiran.
Pasal 4
Jemaat Hasil Pemekaran
1. Rapat Anggota untuk jemaat hasil pemekaran dapat dilaksanakan setelah BPM terbentuk.
2. Jika BPM sudah terbentuk, maka Pengurus Jemaat mengadakan Rapat Anggota dengan tahapan-tahapan sebagai berikut:
a. Mengadakan Rapat Koordinasi dengan semua BPM Jemaat hasil pemekaran dan Pengurus Klasis untuk mempersiapkan pelaksanaan Rapat Anggota.
b. Mengundang semua anggota PPGT tanpa terkecuali untuk menghadiri Rapat Anggota, sekalipun masa periode belum selesai.
c. Menyampaikan undangan kepada pengurus klasis dan penasihat.
d. Membuka Rapat Anggota.
e. Memimpin Pemilihan Pimpinan Sidang berdasarkan mekanisme pemilihan pimpinan sidang yang ditetapkan Tata Tertib.
f. Mengawal Rapat Anggota sampai tuntas, termasuk menerbitkan Keputusan Rapat Anggota dan Notulen Rapat Anggota yang akan menjadi pegangan bagi semua jemaat yang mekar.
g. Menyampaikan hasil Rapat Anggota secara tertulis kepada BPM jemaat-jemaat hasil pemekaran.
h. Mendampingi pelaksanaan pengutusan dan pelantikan pengurus di masing-masing jemaat yang mekar.
3. Pada saat agenda pemilihan pengurus, maka diadakan pemilihan KSB pengurus untuk masing-masing jemaat yang mekar berdasarkan tata cara pemilihan yang sudah disepakati bersama.
4. Rapat Anggota harus membahas pengatusan barang inventaris dan keuangan dengan penuh kasih persaudaraan.
5. Keputusan Rapat Anggota ditembuskan kepada Pengurus Klasis untuk ditabulasi, dan selanjutnya disampaikan kepada Pengurus Pusat untuk digitalisasi arsip kepengurusan.
Pasal 5
Jemaat Hasil Pendewasaan
1. Rapat Anggota untuk jemaat hasil pendewasaan dari cabang kebaktian dapat dilaksanakan setelah BPM terbentuk.
2. Jika BPM sudah terbentuk, maka Pengurus Cabang Kebaktian otomatis menjadi Pengurus Jemaat secara ad interim dengan tugas utama membenahi semua perangkat dan pranata sebagaimana layaknya sebuah jemaat.
3. Selanjutnya pengurus jemaat ad interim tersebut mengadakan Rapat Anggota dengan tahapan-tahapan sebagai berikut:
a. Mengadakan Rapat Koordinasi dengan semua BPM dan Pengurus Klasis untuk mempersiapkan pelaksanaan Rapat Anggota selambat-lambatnya satu tahun setelah didewasakan.
b. Mengundang semua anggota PPGT tanpa terkecuali untuk menghadiri Rapat Anggota.
c. Menyampaikan undangan kepada pengurus klasis dan penasihat.
d. Membuka Rapat Anggota.
e. Memimpin Pemilihan Pimpinan Sidang berdasarkan mekanisme pemilihan pimpinan sidang yang ditetapkan Tata Tertib.
f. Mengawal Rapat Anggota sampai tuntas, termasuk menerbitkan Keputusan Rapat Anggota dan Notulen Rapat Anggota yang akan menjadi pegangan bagi pengurus terpilih.
g. Menyampaikan hasil Rapat Anggota secara tertulis kepada BPM.
4. Keputusan Rapat Anggota ditembuskan kepada Pengurus Klasis untuk ditabulasi, dan selanjutnya disampaikan kepada Pengurus Pusat untuk digitalisasi arsip kepengurusan.
Pasal 6
Konperensi
1. Pengurus Klasis bertugas mempersiapkan Konperensi dengan tahapan sebagai berikut :
a) Membentuk Panitia Pengarah yang bertugas mempersiapkan rancangan Penjabaran GBPP PPGT dalam GBPP Klasis, dan materi lain yang dianggap perlu selambat-lambatnya 9 bulan sebelum Konperensi. Dalam rangka sinkroniasi GBPP maka PP menjadi salah satu anggota Panitia Pengarah.
b) Mengadakan koordinasi dengan Jemaat Penghimpun untuk Membentuk dan Melantik Panitia Konperensi.
c) Memohon BPK untuk mengutus Panitia Pelaksana dalam suatu ibadah Jemaat.
d) Menyampaikan waktu pelaksanaan Konperensi, batas waktu penyampaian usul-usul selambat-lambatnya empat bulan sebelum Konperensi.
e) Menetapkan jumlah utusan Jemaat yang akan menghadiri Konperensi.
f) Mempersiapkan Laporan Pengurus Klasis.
g) Memanggil jemaat-jemaat untuk menghadiri Konperensi selambat-lambatnya dua bulan sebelum Konperensi.
h) Menetapkan dan mengundang peserta peninjau.
i) Membuka Persidangan Konperensi.
2. Tema Konperensi adalah tema Kongres terbaru dengan sub tema ditentukan sesuai konteks klasis.
3. Dalam hal Jemaat Penghimpun tidak dapat menjalankan tugasnya, maka Pengurus Klasis dapat menunjuk Jemaat Penghimpun Cadangan atau membentuk Panitia yang langsung dikoordinir oleh PK setelah berkoordinasi dengan BPK.
4. Dalam rangka mendukung program integrasi dengan BPK maka Konperensi dilaksanakan selambat-lambatnya Bulan Oktober pada tahun terakhir periode kepengurusan.
5. Panitia Pelaksana bertanggung jawab membuat Himpunan Keputusan Konperensi serta Notulen Konperensi yang merupakan rekaman hasil pembahasan dari keputusan-keputusan yang ditetapkan selama Konperensi. Notulen dasar harus dalam bentuk tertulis, dan jika keadaan memungkinkan dapat disiapkan notulen sekunder dalam bentuk rekaman digital.
6. Keputusan konperensi ditembuskan kepada Pengurus Pusat untuk digitalisasi arsip kepengurusan.
Pasal 7
Klasis Hasil Pemekaran
1. Konperensi untuk klasis hasil pemekaran dapat dilaksanakan setelah BPK terbentuk.
2. Jika BPK sudah terbentuk, maka Pengurus Klasis mengadakan Konperensi dengan tahapan-tahapan sebagai berikut:
a. Mengadakan Rapat Koordinasi dengan semua BPK hasil pemekaran dan Pengurus Pusat untuk mempersiapkan pelaksanaan konperensi.
b. Mengundang semua jemaat untuk menghadiri Konperensi, sekalipun masa periode belum selesai.
c. Menyampaikan undangan kepada Pengurus Pusat dan penasihat.
d. Membuka persidangan konperensi.
e. Memimpin Pemilihan Pimpinan Sidang berdasarkan mekanisme pemilihan pimpinan sidang yang ditetapkan Tata Tertib.
f. Mengawal Konperensi sampai tuntas, termasuk menerbitkan Keputusan Konperensi dan Notulen konperensi yang akan menjadi pegangan bagi semua klasis hasil pemekaran.
g. Menyampaikan hasil Konperensi secara tertulis kepada BPK hasil pemekaran.
h. Mendampingi pelaksanaan pengutusan dan pelantikan pengurus di masing-masing klasis yang mekar.
3. Pada saat agenda pemilihan pengurus, maka diadakan pemilihan KSB pengurus untuk masing-masing klasis yang mekar berdasarkan tata cara pemilihan yang sudah disepakati bersama.
4. Konperensi harus membahas pengaturan barang inventaris dan keuangan dengan penuh kasih persaudaraan.
5. Keputusan konperensi ditembuskan kepada Pengurus Klasis untuk digitalisasi arsip kepengurusan.
Pasal 8
Serah Terima Pengurus Klasis
1. Serah terima kepengurusan hanya dapat dilaksanakan jika telah memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
a. Dihadiri oleh Pengurus Demissioner sebagai Pihak Pertama dan Pengurus Terpilih sebagai Pihak Kedua.
b. Ada naskah Serah Terima
c. Telah dilaksanakan peninjauan bukti fisik atas daftar Inventaris yang dimiliki.
d. Disertai penyerahan secara fisik atas kekayaan organisasi yang sudah diverifikasi oleh Badan Verifikasi Klasis.
2. Naskah serah terima ditandatangani oleh Pengurus Demissioner sebagai Pihak I, Pengurus Terpilih sebagai Pihak II dan Saksi dari unsur BPK.
3. Contoh Format Naskah Serah Terima dapat dilihat dalam lampiran.
Pasal 9
Kongres
1. Pengurus Pusat Bertugas mempersiapkan Kongres dengan tahapan sebagai berikut :
a) Membentuk Panitia Pengarah yang bertugas mempersiapkan Tema dan Subtema dan rancangan-rancangan materi persidangan serta persiapan-persiapan pembentukan Panitia.
b) Mengadakan koordinasi dengan Klasis/Jemaat Penghimpun untuk Membentuk dan Melantik Panitia Kongres PPGT.
c) Menyampaikan waktu pelaksanaan Kongres, batas waktu penyampaian usul-usul selambat-lambatnya empat bulan sebelum Kongres.
d) Menetapkan jumlah utusan Klasis yang akan menghadiri Kongres.
e) Memanggil Klasis-klasis untuk menghadiri Kongres selambat-lambatnya dua bulan sebelum Kongres.
f) Mempersiapkan Laporan Pengurus Pusat.
g) Membuka Persidangan Kongres.
2. Peserta yang menghadiri Kongres tapi bukan utusan Klasis dapat ditetapkan sebagai undangan Pengurus Pusat atas persetujuan Kongres.
3. Dalam hal Klasis/Jemaat Penghimpun tidak dapat menjalankan tugasnya, maka Pengurus Pusat dapat menunjuk Klasis/Jemaat Penghimpun Cadangan atau membentuk Panitia yang langsung dikoordinir oleh PP.PPGT setelah berkoordinasi dengan BPS Gereja Toraja.
4. Dalam rangka mendukung program integrasi dengan BPS maka Kongres dilaksanakan selambat-lambatnya Bulan September pada tahun ke V periode berjalan.
5. Panitia Pelaksana bertanggung jawab membuat Himpunan Keputusan Kongres serta Notulen Kongres yang merupakan rekaman hasil pembahasan dari keputusan-keputusan yang ditetapkan selama Kongres. Notulen dasar harus dalam bentuk tertulis, dan jika keadaan memungkinkan dapat disipakan notulen sekunder dalam bentuk rekaman digital.
Pasal 10
Serah Terima Kepengurusan PP.PPGT
1. Serah terima kepengurusan hanya dapat dilaksanakan jika telah memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
a. Dihadiri oleh Pengurus Demissioner sebagai Pihak Pertama dan Pengurus Terpilih sebagai Pihak Kedua.
b. Ada naskah Serah Terima
c. Telah dilaksanakan peninjauan atas bukti fisik atas daftar Inventaris yang dimiliki.
d. Disertai penyerahan secara fisik atas kekayaan organisasi yang sudah diverifikasi oleh BVSGT.
2. Naskah serah terima ditandatangani oleh Pengurus Demissioner sebagai Pihak I, Pengurus Terpilih sebagai Pihak II dan Saksi dari unsur BPS GT.
3. Contoh Format Naskah Serah Terima dapat dilihat dalam lampiran
Penutup
Peraturan Organisasi tentang Rapat Anggota, Konperensi dan Kongres ini mengikat semua kepengurusan PPGT di semua lingkup.